Keterangan bagian jendela utama Microsoft Word

Office Button

Bagian ini berguna untuk mengakses fungsi-fungsi umum yang berkaitan dengan pengolahan dokumen di Microsoft Office 2007 yang telah selesai editing. Perhatikan gambar berikut:

Dan apabila tombol tersebut ditekan maka akan muncul tampilan berikut ini:

Quick Access Toolbar:

Bagian ini terletak disebelah kanan Office Button pada bagian titlebar. Komponen ini berguna menampilkan tombol-tombol shortcut yang sering kita gunakan ( lihat deretan yang ditunjuk no.1 pada gambar di bawah ini ). Selain 3 tombol tersebut kita juga bisa mengaktifkan tombol lainnya melalui Customize Quick Access Toolbar ( lihat no.2 )

Titlebar:

Menampilkan nama file dokumen yang sedang dibuka beserta ekstensinya serta jenis program yang sedang aktif. Titlebar terletak pada bagian atas tengah jendela Microsoft Word 2007.

Tab Menu

Menampilkan group-group yang berguna mengakses fungsi-fungsi yang sering digunakan dan ditampilkan di Microsoft Word 2007 ( lihat deret no.1 ). Komponen ini dinamakan Ribbon, bagian ini bisa disembunyikan dengan perintah fungsi Minimize the Ribbon ( lihat no.2 )

1. Home: menampung fungsi-fungsi yang paling sering digunakan di pengolahan dokumen Word
2. Insert: menampung fungsi-fungsi untuk memasukkan berbagai macam jenis objek ke dalam dokumen
3. Page layout: menampung fungsi-fungsi untuk mengatur konfigurasi halaman
4. References: menampung fungsi-fungsi untuk membuat daftar isi, daftar gambar, indeks dan lainnya.
5. Mailings: menampung fungsi-fungsi yang berkaitan dengan kegiatan surat-menyurat, seperti membuat amplop dan aplikasi Mail Merge.
6. Review: menampung fungsi-fungsi untuk melakukan review terhadap dokumen
7. View: menampung fungsi-fungsi untuk mengatur tampilan dokumen pada layar.

Group

Komponen-komponen yang diletakkan dalam satugroup di bawah tab. Group bertugas mengelompokkan berbagai command button yang memiliki jenis fungsi yang sama.

Gambar tersebut di atas menjelaskan area Font Group

Command Button

Merupakan icon-icon yang ada pada area group yang berguna untuk mengakses fungsi-fungsi yang sering digunakan dalam pengolahan dokumen Word secara cepat dan mudah tanpa harus membuka banyak menu.

Status Bar

Menampilkan informasi yang bersifat umum berkaitan dengan dokumen yang sedang terbuka, misalnya jumlah halaman, jumlah huruf dan sebagainya.

Scroll Bar

Berfungsi untuk menggeser tampilan dokumen

Control Box

Mengatur tampilan aplikasi, mengecilkan, membesarkan, serta menutup dokumen.

Memulai Mengetik

Pada sub bab ini, Anda akan diajari cara memasukkan teks pada layar Word.

• Letakkan jari telunjuk kiri pada tombol “F” dan telunjuk kanan pada tombol “J”. Pada kedua tombol tersebut ada bagian tambahan yang digunakan sebagai kunci.
• Posisikan jari lainnya berjajar mengikuti tombol-tombol di sampingnya.

ASDF    JKL;

• Setiap selesai menekan tombol manapun, usahakan kembali pada posisi semula.
• Ibu jari digunakan untuk menekan spasi.

Memasukkan Teks

Setelah mengenal dasar-dasar layar Word, teks dapat langsung dimasukkan. Ada beberapa hal yang perlu diketahui:

• Posisi Tab digunakan untuk mengindentasi pada baris pertama.
• Word secara otomatis akan memulai baris baru sewaktu teks mencapai tepi kanan halaman.
• Apabila terjadi kesalahan mengetik tekan Backspace untuk menghapusnya.
• Tekan ENTER untuk menambah baris kosong.
• Titik Sisip atau kursor digunakan untuk memulai memasukkan teks.
• Penunjuk Mouse bergerak dilayar sewaktu mouse digerakkan. Penunjuk ini tampak dalam bentuk huruf І atau panah.

Menyisipkan Teks

Pindahkan Insertion ke posisi di mana teks akan disisipkan, Lalu ketik teks tersebut. Secara default, kemampuan sisip dari Microsoft Word adalah aktif, artinya teks yang Anda sisipkan akan menggeser teks yang ada disebelah kanannya.

Catatan:

Start	Tombol utama untuk mulai menjalankan aplikasi dalam Microsoft Windows
Desktop	Layar utama tampilan dari Microsoft Windows
Icon	Gambar logo / simbol yang mewakili suatu object
Loading	Proses menunggu
Splash Screen	Tampilan singkat yang aktif pada saat loading

Persiapan Awal

Sebelum memulai bekerja dengan dokumen baru Anda sebaiknya menentukan beberapa hal seperti:

• Menentukan ukuran kertas (Paper Size):

Jenis Kertas	Ukuran Kertas
Kwarto NA4	216 mm x 279 mm
A4s	216 mm x 297 mm
A4	210 mm x 297 mm
Folio F4	216 mm x 330 mm

*)    keempat jenis kertas tersebut di atas merupakan jenis yang paling banyak beredar di Indonesia untuk plainpaper (jenis kertas HVS). Untuk inkjet-paper dan photopaper tersedia ukuran A4 dan A3, adapula 3R dan 4R.

• Pilih perintah Page Setup dari menu file, (Page Layout/Format Page) maka Ms-Word akan menampilkan kotak dialog Page Setup seperti gambar 

Kotak dialog ini memiliki tiga tabulasi yaitu Margins, Paper dan layout. Aktifkan tabulasi Paper .

• Paper size:

Ms-Word menyediakan pilihan ukuran kertas sesuai dengan jenis printer yang terpasang. Jika pilihan ukuran kertas yang tersedia tidak sesuai dengan ukuran yang Anda pakai, gunakan kotak isian Width untuk menentukan lebar kertas dan Height untuk menentukan tinggi. Perhatikan satuan yang dipakai (inch/cm)

• Paper source:

Pilihlah posisi kertas sesuai dengan letak kertas yang digunakan untuk mencetak halaman pertama dan halaman berikutnya.

• Apply to:

Format Paper ini diberlakukan untuk yang mana Ada 3 pilihan:

• This section: Dipakai untuk section yang sedang aktif aja (dimana posisi kursor berada).
• This point forward: Dengan memilih This Point Forward berarti seting format berlaku mulai posisi insertion point ke depan atau halaman selanjutnya. Ms-Word akan menyisipkan section break sebelum posisi insertion point.
• Whole document: digunakan untuk seluruh halaman.

• Menentukan jarak area kerja terhadap tepi halaman (Margin)

Top	: Jarak/batas terpendek tepi atas
Left	: Jarak/batas tepi kiri
Bottom	: Jarak/batas terpendek tepi bawah
Right	: Jarak/batas tepi kanan
Gutter	: Ukuran lebar pembatas kertas
Gutter Position	: Posisi pembatas kertas

*)    Ingat, saat Anda membuat Header dan Footer maka margin Top dan Bottom bisa tergeser ke dalam menyesuaikan ukuran dari besarnya Header/Footer tersebut.

• Pilih tabulasi Margin yang terdapat pada kotak dialog Page Setup. Anda bisa  langsung menentukan nilai-nilai  margin, seperti Left, Right, Top dan Bottom. Jika Anda memilliki dokumen dalam bentuk naskah yang akan dijilid, Anda dapat memanfaatkan pengaturan Gutter. Tentukan nilai pada kotak isian Gutter, Ms Word akan memberi spasi ekstra pada margin untuk tempat penjilidan. Kotak dialog Page Setup dengan tabulasi Margins aktif nampak seperti gambar

 

• Orientation

Pilihan ini digunakan untuk menentukan format posisi kertas. Pilih Portrait untuk bentuk vertikal atau Landscape untuk bentuk horisontal.

• Multiple pages:

Pada bagian ini terdapat beberapa pilihan

• Normal: Pencetakan per halaman
• Mirror Margin: Untuk mencetak dua sisi halaman.
• 2 pages per sheet: 1 kertas untuk 2 halaman.
• Book fold: Mencetak dua sisi halaman

Pada kotak isian Apply To: Anda bisa menentukan bahwa setting margin yang Anda pasang berlaku untuk This section, This Point Forward atau Whole Document.

Perhatikan penjelasan berikut ini:

• Untuk merubah ukuran margin, ketik atau pilih ukuran yang akan Anda tentukan pada kotak isian Top, Bottom, Left atau Right.
• Pilihlah multiple pages Mirror Margin atau Book fold jika Anda bermaksud mencetak halaman dalam 2 sisi. Ketika Anda memilih Mirror Margin dan Book fold, nama kotak isian untuk Left dan Right akan berubah menjadi Outside dan Inside. Outside dan Inside margin berpengaruh pada nomor halaman genap dan nomor halaman ganjil.
• Untuk memberi spasi tambahan pada inside margin untuk tempat penjilidan, ketik atau tentukan nilai ukuran pada kotak Gutter.
• Pada kotak Apply To, pilih ketentuan setting margin pada dokumen yang akan Anda rubah.

Langkah Awal Menggunakan WORD 2003

Cara memulai/menjalankan aplikasi Microsoft Word

• Pilih tombol Start menu program yang ada di pojok kiri bawah tampilan Desktop.
• Cari Icon program yang akan digunakan. Program- Microsoft Office - Microsoft Word.
• Setelah loading dengan splash screendari Microsoft Word, maka muncul Gambar berikut

Mengenal elemen-elemen Microsoft Word

Title Bar	Baris Judul menampilkan nama dokumen dan program aktif dan dapat berfungsi mengatur tampilan program. Terdapat pula menu tambahan yaitu: Move – Size – Restore – Minimize – Maximize – Close/Exit
Menu Bar	Merupakan bagian yang disediakan untuk berinteraksi dengan program misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.
Toolbar Command	Merupakan deretan tool-tool (alat-alat) bergambarkan icon/simbol yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program
Help	Bila kita bingung dan ingin bertanya sesuatu tentang hal yang ada hubungannya dengan penggunaan program, maka ketik pertanyaan Anda pada tempat tersebut. Program akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang berhubungan.
Ruler	Untuk melihat posisi kursor serta menetapkan margin, tabulasi dan indentasi
Status Bar	Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali
Cursor	Kursor atau Insertion Point merupakan indikator tempat dimana teks akan muncul jika kita akan mengetik. Posisi ini perlu diperhatikan karena Program ini menggunakannya sebagai dasar dalam melakukan suatu pekerjaan yang kita perintahkan
Scroll Bar	Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar secara vertikal dan horisontal
Task Pane	Task Pane atau jendela tugas adalah fasilitas baru dalam Microsoft Office XP - 2003. Pada jendela ini tersedia beberapa fasilitas yang dapat digunakan dengan cepat dan mudah. Pada saat word dibuka Task Pane ini otomatis terbuka, bila Anda tidak menginginkan kosongkan kotak cek Show at startup pada bagian taskpane New Document. Pada Microsoft Office 2007, Task Pane tersembunyi di tombol lingkaran kiri atas (Office Icon).
Work Area	Area kerja dari suatu program yang menampilkan hasil paduan dari perintah-perintah pada program itu sendiri

Apabila Work Area / Area kerja belum muncul, maka gunakan salah satu perintah berikut untuk membuat halaman baru:

• Klik Menu File – New – pilih Blank Document - OK
• Pada TaskPane langsung saja klik Blank Document
• Gunakan Ctrl + N

Mengolah Worksheet

Menyimpan Buku Kerja Baru

File buku kerja yang sebelumnya kita kerjakan akan disimpan dengan langkah berikut :

1. Click menu Office Button - Save As – Excel Workbook atau tekan Ctrl + S , hingga tampil kotak dialog Save As..
2. Beri nama file, misalnya Book1 lalu tekan Save atau Enter 

Membuka Buku Kerja yang Pernah Disimpan

File buku kerja yang telah tersimpan dapat dibuka dengan langkah berikut :

1. Click menu Office Button - Open atau tekan Ctrl + O , hingga tampil kotak dialog open.
2. Klik Drive untuk memilih drive tempat data tersimpan, berikut foldernya
3. Klik salah satu file, misalnya Book1 lalu tekan Open atau Enter / Double_Click

Menutup Workbook

1. Klik tombol Close (tombol X)  yang terdapat paling sudut kanan atas jendela Workbook tersebut.  Atau Tekan Office Buton – Close. Ctrl + W
2. Klik Yes jika ingin menyimpan dokumen dan klik No jika tidak ingin menyimpan.

Keluar dari Workbook

Untuk mengakhiri bekerja dengan Excel 2007, langkahnya pilih Office Button, kemudian klik Exit Excel ; kalau buku kerja telah diadakan perubahan maka akan tampil kotak dialog seperti ketika menutup Workbook.

Mengenal penunjuk sel (Cell Pointer) Worksheet

Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer.

Tombol	Keterangan
← ↑ → ↓	Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Enter	Pindah satu sel ke bawah
Home	Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home	Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End	Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp	Pindah satu layer ke atas
PgDn	Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp	Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn	Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn	Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

Persiapan Awal

Ketika Microsoft Excel diaktifkan maka sebuah buku kerja(workbook) kosong akan terbuka, siap untuk digunakan. Buku kerja baru tersebut terdiri dari 3 lembar kerja (Sheet) yang diwakili melalui tab lembar kerja (tab sheet) yang terletak di jendela aplikasi paling bawah. Jumlah Sheet dalam tiap workbook dapat ditambah atau dikurangi sesuai dengan kebutuhan. Tiap lembar kerja dalam buku kerja, terdiri dari sejumlah kolom dan sejumlah baris. Kolom diwakili oleh huruf, A, B, C,D ……, sedangkan baris diwakili oleh angka 1, 2, 3,…. dst. perpotongan antara baris dan kolom disebut Cell. Cell diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Contohnya Cell C5 adalah perpotongan antara kolom C dan baris 5.

Sebelum bekerja dengan dokumen baru Anda sebaiknya menentukan beberapa hal seperti:

• Menentukan ukuran kertas cetak (Paper Size), termasuk posisi kertas (Potrait/Landscape). Hal ini akan memudahkan pengguna dalam mengamati Active Cell yang bisa masuk pada tiap-tiap lembar cetak.
• Mengatur ukuran kolom-kolom yang akan digunakan. Dalam hal ini kita menentukan ukuran lebar kolom dengan menggerakkan batas-batas kolom yang dirubah.

Agar kita dapat bekerja dengan Lembar sebar dengan lebih efektif, maka kita harus mengerti terlebih dahulu tentang konsep yang digunakan dalam lembar sebar yaitu: Konsep WORKBOOK.  Workbook merupakan kumpulan dari sheet sedangkan lembar kerja yang terdapat dalam sheet disebut worksheet.

Agar lebih mudah dalam pemahaman, bayangkan saja Workbook itu sebuah buku tulis, dimana setiap buku terdiri dari beberapa halaman untuk menulis. Kita dapat menulis dihalaman 1 ( sheet 1 ), halaman 5 ( sheet 5 ), halaman 10 ( sheet 10 ) dan seterusnya. Bukunya disebut Workbookdan halaman - halamannyanya disebut Sheet, dan halaman tempat menulis disebut dengan Worksheet

Membuka Buku Kerja Baru

Apabila ingin membuka buku kerja (file) yang baru yang masih kosong, dapat dilakukan dengan memilih menu File (oofice Button), kemudian pilih New – Blank Workbook – Create atau dengan menekan Ctrl+N (tekan tombol Ctrl bersamaan dengan tombol huruf N)
Apabila memerlukan lembar kerja yang baru pada buku kerja yang sedang digunakan, cukup dilakukan dengan cara memilih tabulasi sheet yang terletak dibawah lembar kerja, yang nama nya Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3, dst. (Insert Worksheet)
 

• Insert - Worksheet: Menambahkan Worksheet
• Delete: Menghapus Worksheet
  
• Rename: Mengganti Nama Sheet
• Move or Copy: Pindahkan atau Gandakan
• View Code: Digunakan untuk melihat Code dalam Visual Basic apabila pada sheet tersebut terdapat code
• Protect Sheet: Pengamanan sheet (akan dibahas pada bab lanjutan)
  
• Tab Color: Memberi Warna pada Sheet Tab untuk mempermudah mencari Tab yang dikerjakan.
  
• Hide: Menyembunyikan sheet yang mana bisa dikembalikan dengan Unhide
  
• Select All Sheet: memilih semua sheet,  

Pada Kotak dialog Move or Copy terdapat:

• To Book: diarahkan pada workbook (default pada Workbook itu sendiri), new book (workbook baru), (Workbook lain yang sedang aktif)
  
• Before sheet: dipindahkan sebelum/menggeser sheet terpilih.
• Create a copy: (aktif) digandakan

Langkah Awal Memulai EXCEL

Cara memulai/menjalankan aplikasi Microsoft Excel 2007

1. Pilih tombol Start menu program yang ada di pojok kiri bawah tampilan Desktop.
2. Cari Icon program yang akan digunakan. Misalnya Double_Click icon EXCEL 2007 atau
3. Program - Microsoft Office - Microsoft Excel 2007.
4. Setelah loading dengan splash screendari Microsoft Excel 2007, maka muncul Gambar di bawah ini.

Mengenal elemen-elemen Microsoft Excel

gambar di samping ini adalah OFFICE BUTTON yang terdapat pada sisi kiri atas dari semua Program yang ada pada Microsoft Office 2007

Apabila Anda menekan tombol ini maka akan muncul Sub Menu seperti gambar di bawah ini:

New:  digunakan untuk membuat file baru (Blank & Template)
Open:  membuka file yang sudah dibuat
Save:  menyimpan file yang sedang dibuat. Sedangkan Save As.. digunakan apabila membuat file dengan nama / format berbeda
Print:  mencetak dokumen / file
Close: menutup file yang aktif tanpa menutup program.

Title Bar	Baris Judul menampilkan nama dokumen dan program aktif dan dapat berfungsi mengatur tampilan program. Terdapat pula menu tambahan yaitu: Move – Size – Restore – Minimize – Maximize – Close/Exit
Quick Access	Merupakan Toolbar dari beberapa Command yang sering dipakai dalam program aplikasi. Misalnya Save – Undo - Redo
Ribbon Toolbar	Merupakan bagian yang disediakan untuk berinteraksi dengan kelompok command yang dipakai misalnya Home – Insert – Page Layouts - dst. Sedangkan menu Tools / Properties akan muncul paling kanan saat object sedang dalam keadaan terpilih
Active Sheet	Sheet yang aktif merupakan indikator kolom dimana teks/rumus akan muncul jika kita akan mengetik. Posisi ini perlu diperhatikan karena Program ini menggunakannya sebagai dasar dalam melakukan suatu pekerjaan yang kita perintahkan
Scroll Bar	Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar secara vertikal dan horisontal
Sheet Tabs	Pilihan/Tab Area kerja dari program excel yang menampilkan hasil dari perintah-perintah pada program itu sendiri
Select All Button	Memilih/menyeleksi seluruh halaman sheet baik secara kolom maupun barisnya. Biasanya digunakan untuk meng-copy sheet
Name Box	Memunculkan posisi Active Cell yang sedang terpilih
Formula Bar	Tempat dimana kita memasukkan rumus ataupun text/angka biasa. Isinya sama dengan yang ada di Active Cell yang sedang terpilih. Kecuali rumus, maka di bagian Active Cell akan memunculkan hasilnya
Coloum Headings	Kepala-kepala Kolom, yang menampilkan nama kolom dalam suatu sheet. Ms Excel 2007 memiliki 16.384 Coloum
Row Headings	Kepala-kepala Baris, yang menampilkan nama baris dalam suatu sheet Ms Excel 2007 memiliki 1.048.576 baris